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Word-Dokumente

Word-barrierefreiheitspruef quer

Word-Textdokumente sind in der Regel für Bildschirmvorleseprogramme (Screenreader) zugänglich, es sein denn das Dokument ist schreibgeschützt.

Die Barrierefreiheitsprüfung, die Microsoft Word seit der Version 2007 zur Verfügung stellt, hilft bei der Erhöhung der Qualität von Word Dokumenten. Mit Hilfe der Barrierefreiheitsprüfung kann z.B. überprüft werden, ob alle visuellen Elemente mit Alternativtexten ausgezeichnet sind, damit blinde Menschen aus der Beschreibung das visuell Dargestellte erschließen können. In neueren Versionen wird auch das Kontrastverhältnis von Schriftfarben zum Hintergrund überprüft. Diese Prüfung kann auch mit externen Prüftools vorgenommen werden. Wenn dann noch unterschiedliche Textformatierungen für z.B. Überschriften, Listenpunkte und Absätze über entsprechende Formatvorlagen erstellt werden, sollte der gesamte Text für alle gut lesbar sein.

Ausführliche Hinweise

Grundlage für ein barrierefreies Textdokument ist eine zugängliche Dokumentenstruktur. Die Dokumentenstruktur in Word ergibt sich unter anderem aus den Formatvorlagen für Überschriften und Absätze.

  • Verwenden Sie die von Word vorgegebenen Vorlagen, passen Sie diese an oder erstellen Sie neue Formatvorlagen.
  • Verwenden Sie für Aufzählungen und Nummerierungen die Schaltflächen im Word-Menüband Start, Bereich Absatz. Fügen Sie ihren Word-Dokumenten Elemente zu wie von Word vorgesehen: über das Menüband Einfügen (z.B.: Bereich Tabellen, Bereich Link, Bereich Text).
  • Wenn Sie frei positionierbare Elemente wie z.B. Grafiken oder Textfelder einfügen, richten Sie diese im Layout Mit Text in Zeile aus, Sie legen damit auch eine Reihenfolge der einzelnen positionierbaren Abschnitte für Bildschirmvorleseprogramme fest.
  • Überprüfen Sie Ihre Dokumente mit der Barrierefreiheitsprüfung in Word (Menüband Datei, Navigationspunkt Informationen, Klappliste Auf Probleme prüfen, Befehl Barrierefreiheit überprüfen).

Neben Kontrastprüfung und Barrierefreiheitsprüfung in Word gibt es noch ein paar Dinge zu bedenken – insbesondere wenn das Word-Dokument später in PDF oder anderes Format exportiert werden soll.
Was genau zu beachten ist, wird in den folgenden Umsetzungsbeispielen erläutert.

Dokumenteigenschaften

Beachten Sie u.a., dass Dokumenteigenschaften, zu Autor, Vorlage etc. auch in eine PDF-Datei übertragen werden – dies wird oft nicht aktualisiert und gerne vergessen! (Menüband Datei, Navigationspunkt Informationen, Klappliste Eigenschaften, Befehl Erweiterte Eigenschaften; siehe u.a. Di-Ji-Leitfaden für barrierefreie Dokumente, Metadaten).

Wird eine Word-Datei in ein PDF umgewandelt, wird der Dokumententitel aus den Dokumenteigenschaften zum Fenstertitel des PDFs.

Statt Titelformat eher Überschrift auf erster Ebene (H1) wählen

Das Titel-Format aus Word ist nicht Bestandteil einer internen Struktur und dieses in Word genutzte Format 'Titel' wird nach Konvertieren in PDF im PDF zu einfachem Absatzformat!

Der Titel aus den Word-Dokumenteigenschaften wird automatisch zum PDF-Fenstertitel.

Es ist daher besser, den eigentlichen Titel nicht mit dem Word-Format für 'Titel' sondern als eine einzige/alleinige Überschrift erster Ebene (H1) zu formatieren (Diese würde dann auch die Wurzel in den PDF-Lesezeichen).
Wenn der tatsächliche Titel als Überschrift erster Ebene (H1) formatiert wird, sollte es nur eine Überschrift erster Ebene (H1) anstelle des Word-Titel-Formates geben und weitere Kapitelüberschriften sollten dann Überschrift zweiter Ebene (H1) sein.

Bessere Lesbarkeit: Silbentrennung vermeiden

Silbentrennung aus Word funktioniert i.d.R. auch im konvertierten PDF, aber oft werden einfache Trennzeichen (Bindestrich) anstelle des Silbentrennzeichens verwendet, wenn statt der automatischen Silbentrennung manuell getrennt wird oder ein Bindestrich eingefügt wird.
Für die Lesbarkeit und Barrierefreiheit ist es daher besser, einen linksbündigen Flattersatz OHNE Silbentrennung zu verwenden.

 

Schriftarten einbetten und Schriftartenwechsel vermeiden

Aufzählungszeichen sollte auch das Aufzählungszeichen sein (Bullet=Unicode: 2022) – möglichst aber ein Zeichen aus dem Subset "Allgemeine Interpunktion", jedenfalls nicht das in Word-97 bis Word2016 als zweite Ebene voreingestellte "o" (Latin Small Letter O =Unicode: 006F), da dieses "kleine O" von Bildschirmausleseprogrammen als 'oooh' gelesen wird.
Bitte überprüfen Sie:

  • Sind die Zeichensätze korrekt?
  • Wird im Text möglichst selten zwischen verschiedenen Schriftarten gewechselt?
  • Sind die Zeichensätze auch z.B. auf iOS/Mac oder Android Systemen verfügbar?

Generell ist es empfehlenswert, in den Word-Optionen (Menü Datei, Befehl Optionen) unter dem Navigationspunkt "Speichern": "Schriftarten in der Datei einbetten" und "Allgemeine Schriftarten nicht einbetten" auszuwählen.

Alternativtexte und zusammengesetzte Grafiken einfügen

Alternativtexte von Grafiken sollten möglichst kurz sein!

Wenn eine Bildbeschriftung in Word vorhanden ist, kann  der Alternativtext auch ausgelassen werden. Gleiches gilt bei reinen Schmuckgrafiken.

Zusammengesetzte Bilder werden beim Exportieren in PDF evtl. wieder auseinander gebrochen.
Besser ist daher, einen Screenshot der zusammengesetzten Bilder zu machen und diesen als ein einziges Bild einfügen.

Wurde einer Grafik ein Hyperlink zugeordnet, so funktioniert der Link auch im exportierten PDF für Mausbenutzer – allerdings exportiert Word Grafiklinks mit einer falsch verschachtelten PDF-Tagstruktur, so dass diese Art von Links im PDF evtl. nachgetaggt werden muss.

Fußnoten oder Endnoten? Inline!

Bei Fuß- und Endnoten ist zu bedenken:

  • Fuß- und Endnoten unterbrechen den Lesefluss für jede/n
  • Per Tastatur ist es zwar i.d.R. möglich den Fuß-/Endnoten-Link zu aktivieren und zum Kommentar mit der Fuß-/Endnote springen – es fehlt aber im konvertierten PDF eine Möglichkeit für den Rücksprung zum Text, so dass Screenreadernutzende die Textstelle, von der aus sie zum Kommentar gestartet sind, erst wieder mühsam suchen müssen
  • Aktivieren Screenreadernutzende den Fuß-/Endnoten-Link nicht, so erscheint für diese in einem unbearbeiteten PDF i.d.R der Kommentar mit der Fuß-/Endnote an einer ungeeigneten Textstelle  (z.B. einige Absätze unterhalb des Fuß-/Endnoten-Links)

Überlegen Sie daher, ob Sie nicht besser Inline-Anmerkungen in Klammern direkt im Text verwenden und auf Fuß-Endnoten verzichten können.

Tabellen und Ausrichtung am Absatz

Es sollten möglichst gleichförmige Tabellen verwendet werden, das heißt die Tabellenzellen sollten möglichst nicht miteinander verbunden werden. Bei nicht gleichförmigen Tabellen ist eine Zuordnung von Tabellendatenzelle zu einer Tabellenzeilen- oder Tabellenspaltenüberschrift i.d.R. erschwert.

In älteren Wordversionen (bis Word2016) sind nur Tabellenüberschriften für Spalten möglich, Tabellenzellenüberschriften für Zeilen sind erst ab Word365 oder mit OpenOffice/LibreOffice Writer möglich. Wird eine Word-Datei mit Tabellen in ein PDF konvertiert, so ist in der Regel manuelles Nachbearbeiten des PDF notwendig, Dateien mit nicht-gleichförmige-Tabellen müssen immer im PDF nachbearbeitet werden.

Tabellen sollten nicht für Layoutzwecke missbraucht werden, da dann oft für Screenreadernutzende die Lesereihenfolge unklar bleibt.

Die Lesereihenfolge ist auch unklar, wenn Elemente wie Bilder, Textfelder, Formen usw. frei flotierend über, unter, vor oder hinter dem Text ausgerichtet sind. Eingefügte Elemente sollten daher immer möglichst am Absatz ausgerichtet sein.

Kontraste prüfen

Überprüfen Sie Kontraste von Texten und wichtigen informationstragenden Grafiken.

Wenn Sie sich unsicher sind ob Ihre Textfarbe auf einem bestimmten Hintergrundgrund gut lesbar ist oder nicht, können Sie Hilfsmittel wie den kostenlosen Colour Contrast Analyser (CCA) verwenden.

Bildschirmfoto CCA

Integrierte Barrierefreiheitsprüfung

Kontrollieren Sie Ihre Dokumente mit integrierten Hilfsmitteln. In älteren MS-Word-Versionen finden Sie die Barrierefreiheitsprüfung in Menüband Datei, Navigationspunkt Informationen, Klappliste Auf Probleme prüfen, Befehl Barrierefreiheit überprüfen.
Ab Version Word2019 finden Sie diese in Menüband Überprüfen, Befehl Barrierefreiheit überprüfen.

Bildschirmfoto: fehlerfreie Word-Barrierefreiheitsüberprüfung

Weiterführende Links

Ansprechpartner IT & Dokumente

Rainer Wallbruch
Telefon: 02335 9681 23
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