Beachten Sie u.a., dass Dokumenteigenschaften, zu Autor, Vorlage etc. auch in eine PDF-Datei übertragen werden – dies wird oft nicht aktualisiert und gerne vergessen! (Menüband Datei, Navigationspunkt Informationen, Klappliste Eigenschaften, Befehl Erweiterte Eigenschaften; siehe u.a. Di-Ji-Leitfaden für barrierefreie Dokumente, Metadaten).

Wird eine Word-Datei in ein PDF umgewandelt, wird der Dokumententitel aus den Dokumenteigenschaften zum Fenstertitel des PDFs.

Verwenden Sie Formatvorlagen für Überschriften, Absätze und Listen. Die Verwendung von Formatvorlagen für Überschriften erzeugt eine Gliederung des Dokuments. Diese Gliederung kann für die Navigation innerhalb des Dokuments genutzt werden. Menschen, die Dokumente mit Screenreadern betrachten, können sich diese Gliederung vorlesen lassen. Ein einfaches Vergrößern der Schrift oder der Einsatz von Fettdruck kann zwar optisch ein ähnliches Ergebnis erzielen, erzeugt jedoch keine Gliederungsstruktur (siehe u.a. Di-Ji-Leitfaden für barrierefreie Dokumente, Überschriften).

Das Titel-Format aus Word ist nicht Bestandteil einer internen Struktur und dieses in Word genutzte Format 'Titel' wird nach Konvertieren in PDF im PDF zu einfachem Absatzformat!

Der Titel aus den Word-Dokumenteigenschaften wird automatisch zum PDF-Fenstertitel.

Es ist daher besser, den eigentlichen Titel nicht mit dem Word-Format für 'Titel' sondern als eine einzige/alleinige Überschrift erster Ebene (H1) zu formatieren (Diese würde dann auch die Wurzel in den PDF-Lesezeichen).
Wenn der tatsächliche Titel als Überschrift erster Ebene (H1) formatiert wird, sollte es nur eine Überschrift erster Ebene (H1) anstelle des Word-Titel-Formates geben und weitere Kapitelüberschriften sollten dann Überschrift zweiter Ebene (H1) sein.

In HTML und PDF sind für Überschriften nur 6 Ebenen vorgesehen, also nur Überschrift erster Ebene (H1) bis Überschrift sechster Ebene (H6). Auch wenn mit Word auch die Überschriftenebenen 7 bis 9 zusätzlich möglich sind, sollten diese nicht verwendet werden, falls das Word-Dokument als Webseitentext oder PDF-Dokument exportiert werden soll.

Silbentrennung aus Word funktioniert i.d.R. auch im konvertierten PDF, aber oft werden einfache Trennzeichen (Bindestrich) anstelle des Silbentrennzeichens verwendet, wenn statt der automatischen Silbentrennung manuell getrennt wird oder ein Bindestrich eingefügt wird.
Für die Lesbarkeit und Barrierefreiheit ist es daher besser, einen linksbündigen Flattersatz OHNE Silbentrennung zu verwenden.

Als Schriftart empfiehlt der Deutsche Blinden- und Sehbehindertenverband humanistische serifenlose Schriftarten (vgl.: leserlich.info).

Aufzählungszeichen

Aufzählungszeichen sollte auch das Aufzählungszeichen sein (Bullet=Unicode: 2022) – möglichst aber ein Zeichen aus dem Subset "Allgemeine Interpunktion", jedenfalls nicht das in Word-97 bis Word2016 als zweite Ebene voreingestellte "o" (Latin Small Letter O =Unicode: 006F), da dieses "kleine O" von Bildschirmausleseprogrammen als 'oooh' gelesen wird.

Nur das Aufzählungszeichen wird auch als "Aufzählungszeichen" vorgelesen. Bei allen anderen Zeichen wird entweder gar nichts oder - je nach Ausführlichkeitseinstellung des Screenreaders - ein evtl. unverständlicher Zeichenname vorgelesen.

Wählen Sie in Word im Menüpunkt Start aus dem Bereich Absatz die Aufzählungszeichenbibliothek aus und dort den Befehl Neues Aufzählungszeichen definieren ... .

Im nächsten Dialogfenster wählen Sie für Aufzählungszeichen die Schaltfläche Symbol.

Im dritten Schritt können Sie eine Schriftart, ein Zeichen-Subset der Schriftart und die jeweiligen Schriftzeichen für das Aufzählungszeichen auswählen.

Schriftarten

Bitte überprüfen Sie auch ganz allgemein:

• Sind die Zeichensätze korrekt?
• Wird im Text möglichst selten zwischen verschiedenen Schriftarten gewechselt?
• Sind die Zeichensätze auch z.B. auf iOS/Mac oder Android Systemen verfügbar?

Generell ist es empfehlenswert, in den Word-Optionen (Menü Datei, Befehl Optionen) unter dem Navigationspunkt "Speichern": "Schriftarten in der Datei einbetten" auszuwählen.

Alternativtexte von Grafiken sollten möglichst kurz sein!

Wenn eine Bildbeschriftung in Word vorhanden ist, kann der Alternativtext auch ausgelassen werden. Gleiches gilt bei reinen Schmuckgrafiken.
Seit Word2019 können Schmuckgrafiken im Alternativtext auch als dekorativ gekennzeichnet werden. Als dekorativ gekennzeichnete Grafiken werden als Hintergrundelemente von Vorlesesystemen nicht berücksichtigt.

Zusammengesetzte Bilder werden beim Exportieren in PDF evtl. wieder auseinander gebrochen.
Besser ist daher, einen Screenshot der zusammengesetzten Bilder zu machen und diesen als ein einziges Bild einfügen.

Wurde einer Grafik ein Hyperlink zugeordnet, so funktioniert der Link auch im exportierten PDF für Mausbenutzer – allerdings exportiert Word Grafiklinks mit einer falsch verschachtelten PDF-Tagstruktur, so dass diese Art von Links im PDF evtl. nachgetaggt werden muss, damit die Links auch für Tastaturnutzende und nicht nur für Maussbenutzer zur Verfügung

Bei Fuß- und Endnoten ist zu bedenken:

• Fuß- und Endnoten unterbrechen den Lesefluss für jede/n
• Per Tastatur ist es zwar i.d.R. möglich den Fuß-/Endnoten-Link zu aktivieren und zum Kommentar mit der Fuß-/Endnote springen – es fehlt aber im konvertierten PDF eine Möglichkeit für den Rücksprung zum Text, so dass Screenreadernutzende die Textstelle, von der aus sie zum Kommentar gestartet sind, erst wieder mühsam suchen müssen
• Aktivieren Screenreadernutzende den Fuß-/Endnoten-Link nicht, so erscheint für diese in einem unbearbeiteten PDF i.d.R der Kommentar mit der Fuß-/Endnote an einer ungeeigneten Textstelle  (z.B. einige Absätze unterhalb des Fuß-/Endnoten-Links)

Überlegen Sie daher, ob Sie nicht besser Inline-Anmerkungen in Klammern direkt im Text verwenden und auf Fuß-Endnoten verzichten können.

Tabellen

Es sollten möglichst gleichförmige Tabellen verwendet werden, das heißt die Tabellenzellen sollten möglichst nicht miteinander verbunden werden. Bei nicht gleichförmigen Tabellen ist eine Zuordnung von Tabellendatenzelle zu einer Tabellenzeilen- oder Tabellenspaltenüberschrift i.d.R. erschwert.

In älteren Wordversionen (bis Word2016) sind nur Tabellenüberschriften für Spalten möglich, Tabellenzellenüberschriften für Zeilen sind erst ab Word365 oder mit OpenOffice/LibreOffice Writer möglich. Wird eine Word-Datei mit Tabellen in ein PDF konvertiert, so ist in der Regel manuelles Nachbearbeiten des PDF notwendig, Dateien mit nicht-gleichförmige-Tabellen müssen immer im PDF nachbearbeitet werden.

Tabellen sollten nicht für Layoutzwecke missbraucht werden, da dann oft für Screenreadernutzende die Lesereihenfolge unklar bleibt.

Ausrichtung am Absatz

Die Lesereihenfolge ist auch unklar, wenn Elemente wie Bilder, Textfelder, Formen usw. frei flotierend über, unter, vor oder hinter dem Text ausgerichtet sind. Eingefügte Elemente sollten daher immer möglichst am Absatz ausgerichtet sein.

Wählen Sie hierzu im Kontextmenü zur Grafik den Befehl Größe und Position..., im nachfolgenden Dialogfenster den Reiter Textumbruch und als Umbruchart Mit Text in Zeile.

Überprüfen Sie Kontraste von Texten und wichtigen informationstragenden Grafiken.

Wenn Sie sich unsicher sind ob Ihre Textfarbe auf einem bestimmten Hintergrundgrund gut lesbar ist oder nicht, können Sie Hilfsmittel wie den kostenlosen Colour Contrast Analyser (CCA) verwenden.

Kontrollieren Sie Ihre Dokumente mit integrierten Hilfsmitteln. In älteren MS-Word-Versionen finden Sie die Barrierefreiheitsprüfung in Menüband Datei, Navigationspunkt Informationen, Klappliste Auf Probleme prüfen, Befehl Barrierefreiheit überprüfen.
Ab Version Word2019 finden Sie diese in Menüband Überprüfen, Befehl Barrierefreiheit überprüfen.