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PDF-Dokumente

Was sind barrierefreie PDF-Dokumente?

Drei Ausgabefenster eines Vorleseprogramms für PDF-Dokumente bei nicht zugänglichem, begrenzt zugänglichem und zugänglichem PDF

Bei Texten und Dokumenten werden grundlegende Prinzipien der Barrierefreiheit häufig nicht beachtet. Was soll an einem PDF auch nicht barrierefrei sein? Schließlich gehört es zu den wesentlichen Vorzügen von PDF, dass das Layout von PDF-Dokumenten auf verschiedenen Geräten immer identisch bleibt.

Das ist aber auch genau das, was für Menschen mit Behinderungen problematisch sein kann:
für sehbehinderte Menschen, welche speziellere PDF-Reader verwenden oder auch für blinde Menschen mit Vorleseprogrammen sollte der Text in einem PDF u.a. so vorbereitet sein, dass er linearisierbar ist und dass Strukturinformationen vorhanden sind. Linearisierbar bedeutet: evtl. abweichend vom vorgesehenen Layout einspaltig und evtl. mit anderen und vergrößerten Schriften dargestellt. Vorhandene Strukturinformationen gliedern Text und ermöglichen Navigation mit Vorlesesystemen.

Ausführliche Hinweise

Nicht zugängliches PDF

Ausgabe-Fenster eines Vorleseprogramms für PDF-Dokumente bei nicht zugänglichem PDF

Wird ein Dokument lediglich eingescannt und als PDF abgespeichert, liegt i.d.R. im PDF lediglich ein Bild pro Seite vor. Auch der Text existiert dann nur als Bild und ist für spezielle Reader oder Vorleseprogramme nicht verfügbar.

Begrenzt zugängliches PDF

Ausgabe-Fenster eines Vorleseprogramms für PDF-Dokumente bei begrenzt zugänglichem PDF

Wird ein Dokument mit Standardvorgaben des Textverarbeitungsprogrammes in das PDF-Format umgewandelt, bedeutet dies meist, dass keine Strukturinformationen in das PDF geschrieben werden.

Ohne Strukturinformationen (wie z.B. die Auszeichnung von Überschriften, Listen, Tabellen) ist der Text meist schwerer zu lesen, und mit einem Vorleseprogramm kaum navigierbar (es kann z.B. nicht von Überschrift zu Überschrift gesprungen werden).  Mit fehlender Strukturinformation sind auch Tabellen und mehrspaltige Dokumente i.d.R. nicht sinnvoll linearisiert, so dass die Inhalte nicht in einer sinnvollen Reihenfolge erfasst werden können.

Zugängliches PDF

Ausgabe-Fenster eines Vorleseprogramms für PDF-Dokumente bei zugänglichem PDF

Wird ein Dokument mit Strukturinformationen in ein PDF umgewandelt, können diese Strukturinformationen z.B. für die Navigation verwendet werden (z.B. bei Verwenden eines Vorlesesystems: Überspringen von Listen, Sprung zu bestimmter Überschrift). Außerdem sind Texte dann i.d.R. korrekt linearisierbar.

Dies setzt natürlich voraus, dass im Ursprungsdokument überhaupt Strukturinformationen angelegt wurden bzw. dass die Lese-Reihenfolge eindeutig ist. Auch ein Beachten von guten Kontrasten für Menschen mit Sehbehinderung muss bereits im Ursprungsdokument erfolgen. Beachten Sie hierzu auch die Beispiele in unserem Umsetzungstipp Word-Dokumente.

Nur 1 Klick genügt für barrierefreies PDF aus MS Word

Export eines PDF aus MS Word
Optionen-Fenster für den pdf-Export aus MS Word

Beachten Sie beim Umwandeln (Exportieren) eines Word Dokuments in eine PDF-Datei die folgenden Schritte:

  • Wählen Sie aus dem Word-Menüband unter dem Menüpunkt Datei den Befehl Speichern unter und wählen Sie ein Verzeichnis aus.
  • Geben Sie im neuen Dialogfeld in der Liste Dateiname einen Namen für die Datei ein oder wählen Sie ihn aus.
  • Wählen Sie in der Liste Dateityp den Dateitypen PDF (*.pdf) aus und aktivieren Sie die Schaltfläche Optionen…

Es öffnet sich das Dialogfenster Optionen.

  • Markieren Sie den Eintrag Dokumentstrukturtags für Eingabehilfen. Damit wird ein PDF-Dokument mit Strukturinformationen (Tags) erzeugt.
    Diese Einstellung wird solange beibehalten, bis Sie die Dokumentstrukturtags für Eingabehilfen wieder abwählen.
  • Bestätigen Sie mit OK und dann mit Speichern.

Die so erzeugten PDF-Dokumente sind mit sogenannten Tags für Überschriften, Absätze, Listen usw. strukturiert. Außerdem werden aus den Überschriften Lesezeichen erzeugt. Durch die Auszeichnung eines PDF mit Strukturelementen (Dokumentstrukturtag, meist kurz als "Tag" bezeichnet) und durch Lesezeichen erleichtern Sie für Menschen, die auf bestimmte Ein- oder Ausgabehilfen angewiesen sind, Navigation und Orientierung im PDF-Dokument.

Nur 1 Klick genügt für barrierefreies PDF aus LibreOffice Writer

Export eines PDF aus LibreOffice Writer

Beachten Sie beim Umwandeln (Exportieren) eines LibreOffice-Writer-Dokuments in eine PDF Datei die folgenden Schritte:

  • Wählen Sie im Menü Datei aus der Liste Exportieren als den Befehl Als PDF exportieren … aus.

Es öffnet sich das Dialogfenster PDF Optionen mit mehreren Reiterkarten.

  • Wählen Sie im Reiter Allgemein im Bereich Allgemein die Option Universelle Barrierefreiheit (PDF/UA) aus.
    Dies stellt sicher, dass das erstelle PDF-Dokument Strukturinformationen (Tags) enthält und damit von Screenreadern besser verarbeitet werden kann.
  • Wählen Sie Exportieren um das PDF-Dokument zu speichern.

Nur 1 Klick genügt für barrierefreies PDF aus Adobe InDesign

Export eines PDF aus Adobe InDesign

Beachten Sie beim Umwandeln (Exportieren) eines Adobe-InDesign-Dokuments in eine PDF-Datei die folgenden Schritte:

  • Wählen Sie im InDesign-Hauptmenü unter dem Menüpunkt Datei den Befehl Exportieren… (Tastenkombination: Strg + E).
  • Geben Sie einen Dateinamen an und wählen Sie aus der Liste als Dateityp Adobe PDF (Interaktiv) aus. Beenden Sie die Aktion mit Speichern.

Es erscheint ein weiterer Dialog Als interaktive PDF exportieren, in dem weitere Parameter für diesen spezifischen PDF-Export festgelegt werden können.

Bitte beachten Sie zu den Standardeinstellungen im Dialogfeld Als interaktive PDF exportieren:

  • Aktivieren Sie die Option PDF mit Tags erstellen, damit vorhandene Strukturinformationen als Tags im PDF auch für Screenreader-Anwendende nutzbar sind.
  • Wählen Sie im Bereich Anzeige für die Option Seitenübergänge in der Auswahlliste die Einstellung Ohne oder Aus Dokument. Seitenübergänge oder ein automatischer Wechsel der Seiten sind mit einem barrierefreien PDF unvereinbar!
  • Wählen Sie im Bereich Optionen für Formulare und Medien die Option Alles einschließen, da ansonsten Lesezeichen, Hyperlinks und Querverweise nicht wie gewünscht funktionieren.

Barrierefreiheit von PDF überprüfen

Einfache Überprüfung der Barrierefreiheit mit Adobe Acrobat Pro

Im Adobe Acrobat Pro steht Ihnen in der Werkzeugliste Barrierefreiheit mit dem Befehl Prüfung der Barrierefreiheit eine automatische Überprüfung der Barrierefreiheit von PDF-Dokumenten zur Verfügung (Menüpunkt Alle Tools, Werkzeug Barrierefreiheit vorbereiten, Befehl Barrierefreiheit überprüfen).
Wenn Sie diese Prüfung ausführen, erhalten Sie einen Bericht und zu einigen Punkten können sie auch mehr oder weniger automatische Korrekturen ausführen.

Bildschirmfoto: Werkzeuge zur Barrierefreiheit in Adobe Acrobat (Befehl: Prüfung der Barrierefreiheit; Dialogfenster: Optionen für Barrierefreiheitsprüfung)

Die Adobe-interne Prüfung sollte ein möglichst fehlerfreies Ergebnis liefern.
Leider überprüft diese Adobe-interne Prüfung nicht alle Anforderungen zur Barrierefreiheit von PDF-Dokumenten und genügt nicht vollständig.

Anforderungen und Kriterien für barrierefreies PDF

Als Anforderung an barrierefreies PDF gelten nach BITV 2.0 die im Abschnitt "10 Nicht-Web-Dokumente" der DIN EN 301 549 V3.2.1 beschriebenen Kriterien. In diesem Abschnitt sind auf PDF-Format anwendbare Kriterien der WCAG 2.1 beschrieben.

Dies sind zwar sehr viele, aber längst nicht alle testbaren Anforderungskriterien an ein komplett barrierefreies PDF-Dokument. Es gibt mit PDF/UA ein spezielles PDF-Unterformat für barrierefreie PDF-Dokumente. Im Matterhorn Protocol 1.1 ist eine Liste aller testbaren Kriterien von PDF-Dokumenten im Unterformat PDF/UA zusammengestellt. Zusätzlich ist angegeben, ob die Kriterien von einer Maschine automatisch überprüft werden können oder ob eine manuelle Sichtprüfung durch einen Menschen erforderlich ist.

Weitere Hilfsmittel, Prüf- und Korrekturtools für barrierefreie PDF

Mit dem PDF Accessibility Checker (PAC 2024) steht ein kostenloses Windows-Prüftool für alle automatisch prüfbaren PDF/UA-Kriterien zur Verfügung. Alternativ zu PAC 2024 können Sie auch Webdienste wie zum Beispiel axesCheck verwenden oder die entsprechende Adobe-interne Preflight-Prüfung für PDF/UA-1 verwenden. Mit der Selbstcheck-App Check-PDF des Projektes Teilhabe 4.0 steht ihnen ein Hilfsmittel zur Überprüfung der manuell zu überprüfenden Kriterien gemäß PDF/UA zur Verfügung.

Für ein möglichst barrierefreies PDF-Dokument sollte daher eine Überprüfung mittels PAC und der SelbstcheckApp Check-PDF ebenfalls zusätzlich zur Adobe-internen Barrierefreiheitsprüfung ebenfalls ein fehlerfreies Prüfergebnis liefern.
Sollten die Prüfergebnisse auf Fehler oder Barrieren hinweisen, können diese evtl. mit dem frei verfügbaren Web-Korrekturtool PAVE behoben werden.

Weiterführende Links

Ansprechperson IT & Dokumente

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