Ausführliche Hinweise
E-Mail als Nur-Text oder HTML? Kombiniert!
E-Mails können als “Nur-Text", “HTML-E-Mail” oder als beides kombiniert gesendet werden. Je nach den Möglichkeiten des verwendeten E-Mail-Clients oder E-Mail-Browsers beim Empfänger wird die E-Mail dann als reine Textnachricht oder als gestaltete HTML-Mail dargestellt. Der Sender weiß i.d.R. nicht, auf welche Art die versendete E-Mail vom Empfänger gelesen wird. Es ist daher sinnvoll entweder reine “Nur-Text”-E-Mail-Nachrichten zu verfassen oder - wenn die E-Mail gestalterische Elemente enthält - diese E-Mail sowohl als HTML-Mail als auch als “Nur-Text”-Mail zu versenden. Nur-Text-E-Mails ohne Verschlüsselung und Anhänge sind für Menschen mit Sehbehinderungen problemlos vergrößerbar und sind auch zugänglich für Vorlesesysteme.
Für HTML-E-Mails gelten dieselben Anforderungen, welche auch für Webseiten gelten: alle AA-Anforderungen der Web Content Accessibility Guidelines (WCAG) 2.2 müssen erfüllt sein (siehe auch: Barrierefreie Internetseiten - Normen, Verfassen und Überprüfen).
E-Mail-Anhänge
Was für den E-Mail-Text gilt, gilt auch für E-Mail-Anhänge: per E-Mail versendete Dokumente sollten ebenfalls barrierefrei sein (siehe Kap. 4.1), Bildanhänge sollten im E-Mail-Text hinreichend beschrieben sein.
E-Mail-Signatur als Klartext, nicht als Anhang
Eine besondere Form des E-Mail-Anhangs ist die Angabe einer Signatur unter der E-Mail, meist die Angabe der Kontaktdaten im vcard- oder vcf-Format. Hier gilt ähnlich wie für den gestalteten HTML-E-Mail-Text: der Sender weiß i.d.R. nicht, welches Kontaktdatenformat der Empfänger bevorzugt oder ob überhaupt eines der beiden Formate gelesen werden kann. Sinnvoller ist daher die Angabe als einfacher Text.