Je nachdem, ob ein Hilfsmittel für die berufliche oder die private Nutzung angeschafft wird, unterscheiden sich die Antragswege und Kostenträger.

Am Arbeitsplatz

Soll ein Hilfsmittel für die berufliche Nutzung angeschafft werden, kommen abhängig vom Lebensalter sowie Art und Dauer des Beschäftigungsverhältnisses folgende Kostenträger und Ansprechpartner infrage.

Agentur für Arbeit

Die Agentur für Arbeit ist primär für Menschen zuständig, die fest angestellt sind, aber unter 33 Jahre alt sind bzw. weniger als 15 Jahre in die Rentenkasse eingezahlt haben. Dazu zählen auch Auszubildende oder Dual-Studierende. Geförderte Hilfsmittel gehören zur persönlichen Arbeitsplatzausstattung der Arbeitnehmenden. Das bedeutet, dass die Hilfsmittel bei einem Arbeitgeberwechsel von den Arbeitnehmenden mitgenommen werden. Der Antrag zur Hilfsmittelversorgung wird formlos bei der Agentur für Arbeit gestellt, woraufhin zuerst eine Zuständigkeitsprüfung stattfindet (max. 14 Tage). Bei bestätigter Zuständigkeit wird der Antragssteller anschließend an den technischen Beratungsdienst vermittelt. Dieser führt in der Regel eine Arbeitsplatzbegehung und eine persönliche Beratung durch. Er unterstützt auch bei der Einholung der Kostenvoranschläge durch die Hilfsmittelanbieter sowie Beantragung der Kostenübernahme bei der Agentur für Arbeit.

Deutsche Rentenversicherung

Wenn Beschäftigte mindestens 15 Jahre in die Rentenversicherung eingezahlt haben, oder in den letzten 6 Monaten eine Rehabilitationsmaßnahme durch die Rentenversicherung finanziert wurde, ist in der Regel die Rentenversicherung der zuständige Kostenträger für eine Arbeitsplatzanpassung. Benötigte Hilfsmittel dienen der persönlichen Förderung der Arbeitnehmenden, und können bei einem Arbeitgeberwechsel von den Arbeitnehmenden mitgenommen werden.

Zur Beantragung müssen verschiedene Antragsformulare bei der Rentenversicherung eingereicht werden. Hierbei handelt es sich um die Antragsformulare G0100 und GO133 sowie die Anlage S0051 bei einem Erstantrag. Beratungsstellen wie die Ergänzenden Unabhängigen Teilhabenberatungen (EUTBs) oder Integrationsfachdienste können beim Ausfüllen der Formulare unterstützen. Falls in der Nähe vorhanden, können auch Außenstellen der Deutschen Rentenversicherung kontaktiert und um Unterstützung beim Ausfüllen gebeten werden. Nach erfolgter Antragsstellung wird eine Ansprechperson bei der Rentenkasse zugewiesen. Dieser unterstützt beim weiteren Vorgehen. In der Regel werden mehrere Kostenvoranschläge für das beantragte Hilfsmittel benötigt.

Inklusionsamt (früher Integrationsamt)

Sollte für Beschäftigte weder die Agentur für Arbeit noch die deutsche Rentenversicherung zuständig sein, ist in der Regel das Inklusionsamt zuständig. Dies trifft beispielsweise häufig auf Beamtinnen und Beamten zu. Leistungsvoraussetzung ist insbesondere eine gesicherte Schwerbehinderung, oder eine Gleichstellung mit schwerbehinderten Menschen. Die Inklusionsämter sind in der Regel beim zuständigen Kreis oder der kreisfreien Stadt angesiedelt. Zuständig ist bei Anpassungsmaßnahmen am Arbeitsplatz das Inklusionsamt am Ort des Arbeitgebers und nicht das am eigenen Wohnsitz. Arbeitsplatzanpassungen und technische Hilfen zählen zu den sogenannten "Begleitenden Hilfen im Arbeitsleben". Zuwendungen und Förderungen können sowohl Arbeitgeber, die Menschen mit Schwerbehinderung beschäftigen möchten, als auch Arbeitnehmende, als individualisierte Leistung, erhalten. Es genügt ein formloser Antrag (teilweise gibt es Antragsformulare auf den Websites der Kommunen) an das zuständige Inklusionsamt. Nach der Feststellung der Zuständigkeit wird ein technischer Beratungsdienst vermittelt, der den Bedarf aufnimmt und bei der weiteren Beantragung unterstützt. Je nach Anpassungsmaßnahme und Hilfsmittel wird der Antrag von den Arbeitnehmenden oder dem Arbeitgeber gestellt.

Eingliederungshilfe (für Studierende)

Leistungen zur Teilhabe an Bildung aus der Eingliederungshilfe stehen vor allem Menschen, die bislang noch keinen oder kaum Zugang zum Arbeitsleben hatten, unter anderem Studierenden, zur Verfügung. Anträge können bei den Inklusionsämtern gestellt werden, die in NRW bei den Landschaftsverbänden LWL und LVR angebunden sind. Anträge sollten möglichst frühzeitig (bereits vor Studienbeginn) gestellt werden, da die Antragsverfahren teils mehrere Monate dauern. Eine feste Zusage zum Studiengang ist jedoch Voraussetzung. Die Studienfachberatungen und Behindertenbeauftragten der Hochschulen können bei der Antragsstellung unterstützen. Kontaktinformationen zu diesen sind in der Regel auf den Websites der Hochschulen hinterlegt. Die Hilfsmittel sind eine persönliche Förderung für die Studierenden, was bedeutet, dass die Hilfsmittel bei den Studierenden verbleiben. Falls eine Hilfsmittelberatung über die Hochschule nicht gewährleistet werden kann, empfiehlt es sich eine unabhängige Beratungsstelle, beauftragte Personen der Selbsthilfeverbände, Ergotherapeut*innen oder die Hilfsmittelhersteller direkt zu kontaktieren.

Privat

Wenn ein Hilfsmittel für die private Nutzung angeschafft werden soll, ist die Krankenkasse in der Regel der richtige Kostenträger. Zu beachten ist hier, dass private Krankenkassen die Versorgung mit Hilfsmitteln vertraglich oft nicht eingeschlossen haben. Privatversicherte sollten deshalb im Vorfeld ihren Vertrag mit der Krankenkasse gut durchlesen, um zu prüfen, ob sie anspruchsberechtigt sind.

Die Hilfsmittel werden in der Regel von einem Hersteller oder einem Fachhändler auf Mietbasis zur Verfügung gestellt. Das bedeutet einerseits, dass das Produkt zurückgegeben werden muss, wenn es nicht mehr benötigt wird, andererseits aber auch, dass das Produkt im Fall eines Defekts repariert und ggf. Ersatz bereitgestellt werden muss.

Für den Antrag auf Kostenübernahme bei der Krankenkasse wird eine ärztliche Verordnung benötigt, die dann über die Hilfsmittelfirma (oder direkt) bei der Krankenkasse eingereicht wird. Eine begleitende Stellungnahme, über den Nutzen des Hilfsmittels, sollte mit eingereicht werden. In der Begründung für ein Hilfsmittel zur PC-Nutzung sollte der adaptive Charakter (PG 02) und der Nutzen für die Teilhabe am Leben in der Gemeinschaft und der Informationsgesellschaft (ICF Domains) herausgestellt werden. Nach Bewilligung durch die Krankenkasse kann das Produkt bestellt und geliefert werden. Bei einer Ablehnung durch die Krankenkasse kann ein Widerspruch, ggf. mit vorheriger Rechtsberatung, sinnvoll sein.

Sonstiges:

Wichtig! Ein Hilfsmittel sollte niemals ohne Bewilligung auf eigene Kosten (in der Hoffnung, dass diese im Nachhinein erstattet werden) angeschafft werden. Eine nachträgliche Übernahme der Kosten findet in der Regel nicht statt. Von der Antragsstellung bis zur Bewilligung können mehrere Monate vergehen. Dies sollte vorab immer berücksichtigt werden.

Das Hilfsmittel darf das Maß des Notwendigen nicht überschreiten und muss ausreichend, zweckmäßig und wirtschaftlich sein. Die Bewertung des Kostenträgers hierzu ist jedes Mal eine Einzelfallentscheidung.